Переход на новый этап рыночной экономики, усиление интеграции в мировую экономическую систему потребовали перестройки всего сектора государственного управления, в том числе изменения правил учета операций с государственными финансами. Переход к новой методологии государственного учета обусловлен реформированием бюджетного процесса и внедрением бюджетирования, ориентированного на результат.
При этом необходимо обеспечить формирование соотношения активов и обязательств, т.е. формирование баланса Российской Федерации на основе общепринятых в мире международных стандартов к бюджетному учету и отчетности. А также необходимо обеспечить открытость и прозрачность всех операций с государственными финансами, и единство бюджетного учета при исполнении бюджетов любых уровней через совершенствование межбюджетных отношений.
Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации.
В данной выпускной квалификационной работе проведен анализ что же такое документация, какова её роль и положение в работе предприятия (организации) и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу.
Кроме этого, в данной работе раскрыты вопросы внедрения электронного документооборота.
В последнее время системы электронного документооборота (СЭД) стали необходимым инструментом в современной компании. Все больше компаний среднего и малого бизнеса задумываются о проектах и успешно реализуют внедрение СЭД.
Для тех компаний, которые осознали, что потери от промедления с внедрением СЭД могут стоить дороже затрат на приобретение программного обеспечения, обучение сотрудников, самого внедрения, вопрос о выборе продукта весьма актуален. Дело в том, что более чем за 10 лет своего развития рынок подобных систем включает около десятка поставщиков решений. Причем спрос рождает предложение, и новички продолжают появляться. В данной ситуации затруднительно однозначно сказать, какое решение хорошее, а какое плохое. Однако важно, чтобы руководство понимало, какие задачи стоят перед компанией и какие могут возникнуть в будущем. Исходя из полученного списка задач, следует выбрать подходящий вариант. Необходимо уделить время исследованию опыта компаний с подобной сферой деятельности, посмотреть, насколько удачно у них прошло внедрение продукта, какие риски были выявлены и т.д.
После того как СЭД установлена, в компании начинается новая жизнь. Возможно, она коснется не всех сотрудников, но некоторые из них теперь будут по-новому исполнять свои обязанности (хотя не исключено, что и обязанности у всех поменяются). Одним из таких примеров может послужить сфера общения сотрудников с контрагентами компании. Конечно, очень полезным выступает электронное делопроизводство, когда все входящие, исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы теперь можно перевести в электронный вид и работать с ними на качественно более высоком уровне. Однако в отношениях с клиентами не все носит официальный характер. В ситуации, когда в компании необходимо фиксировать не только документы, но и обычные письма, звонки, даже мнение сотрудников о контрагенте, появляется необходимость в инструменте, позволяющем предоставить бизнесу такую возможность.
В первой главе выпускной квалификационной работы раскрыты вопросы нормативно – законодательной базы бюджетного учета и технологии электронного документооборота.
Во второй главе дана характеристика предприятия, проведен анализ текущей деятельности, проведен анализ документооборота, его достоинства и недостатки.
В третьей главе показывается разработка мероприятий по внедрению электронного документооборота и прогноз снижения затрат.
Объектом исследования является Государственное краевое учреждение «Косинское лесничество».

Направление электронного документооборота (ЭДО) в России довольно активно развивается и своим потенциалом начинает все больше привлекать на наш рынок ведущих западных ИТ-игроков. Недавно Президент России Дмитрий Медведев высказался за целесообразность использования этого направления для взаимодействия между бизнесом, обществом и чиновниками, что способно помочь в борьбе с бюрократией и коррупцией.
Благодаря попыткам первобытных людей изобразить что-то, оставить след (знаки, информацию) для себя или своих соплеменников в наскальных и прочих изображениях, а в более поздние и развитые времена - с использованием какой-нибудь клинописи на деревянных, глиняных или других основах, через тысячелетия до нас все же дошли некоторые из тех древних посланий. С изобретением прообразов бумаги и письменности эти послания помогают нам лучше понять прошлое, документально проследить историю развития наций, стран, человечества [24].
Несомненно, грандиозную эволюцию прошли носители информации и сопутствующие им технологии. От камня и кости, глиняных пластин и деревянных дощечек, больших листьев растений и коры деревьев (например, для берестяных грамот) к папирусным свиткам, пергаменту, бумаге, фото- и киноматериалам, звуконосителям, перфоленте и перфокартам и, наконец, к разнообразным современным электронным носителям и технологиям, совмещающим все возможные виды представления и хранения аналоговой и цифровой информации (текст, графику, аудио, видео и пр.).
Основой взаимодействия и дистанционного общения людей все последние века являлись деловые и прочие бумаги. Правда, последние пару десятилетий при бурном развитии научно-технического прогресса их начинают теснить более современные электронные носители, новые средства связи, обмена информацией и цифровые технологии. И все же без бумаг даже в наше время невозможно представить нормальное функционирование государственных служб, производства, торговли, вообще коммерческих и некоммерческих структур. А для наведения определенного порядка в формах, содержании и движении бумаг придумываются всякие законы, стандарты и регламенты. Так, к примеру, современный документооборот в России (как бумажный, так и электронный) регулируется следующими основными законодательными актами:
- Федеральным законом от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов";
Закон "Об электронной цифровой подписи" был призван поставить знак равенства между электронным и бумажным документом, однако до настоящего времени по тем или иным причинам так и не работает в полную силу.
Вот некоторые преимущества электронного документооборота по сравнению с бумажным:
- случаи потерь документов практически отсутствуют;
- усиливается контроль за исполнением распорядительных и прочих документов;
- увеличивается скорость движения, поиска, согласования документов в организации и распространения информации, повышается информированность сотрудников и руководства;
- сокращаются непроизводительные траты времени и средств (на поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т.д.);
- существенно сокращаются затраты на организацию и хранение рабочих бумажных архивов и на ведение делопроизводства (людские ресурсы, помещения, стеллажи, шкафы, папки), приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования и пр.);
- сохраняются леса и улучшается общая экология (в том числе помещений).
Тем не менее, бумажные технологии и сама бумага в качестве основы документа не спешат уйти в отставку. Несмотря на широкое распространение компьютеров, у нас во многих организациях, особенно госучреждениях, по-прежнему "бережно сохраняется" внутренний бумажный документооборот, из которого лишь 15 - 20% реально употребляется по назначению, т.е. используется в качестве конечного информационного носителя для более или менее длительного хранения.
Остальные 80 - 85% "бумагомарательного" процесса представляют собой промежуточные, черновые варианты внутренних материалов информационного обмена между службами учреждений, организаций, предприятий. Иными словами, люди плодят, крепят и пестуют так называемый макулатурфактор. Не говоря уже про внешний обмен сообщениями, документами. Хотя Интернет, электронная почта, несмотря на упорство государственных и других работников, начинают вытеснять эти "бумажные" привычки.
Кроме прочего, в офисах при ведении бумажного документооборота в очень редких случаях применяют двустороннюю печать. Коэффициент использования единицы бумажного носителя (листа) в лучшем случае составляет 25 - 30%. Да к тому же мы нынче стали столь "богаты", что замучаешься искать приемный пункт макулатуры, и ее не ходят сдавать даже "пионеры". Наша сегодняшняя забюрократизированная цивилизация не готова пока пожертвовать отказом от бумаги в качестве основного носителя в большей части своих информационных обменов. Зато наши леса активно уничтожаются, по дешевке вывозятся за рубеж для производства той же бумаги, горят, разбазариваются и тают на глазах [24].
До недавнего времени к автоматизации документооборота руководители разных уровней даже в крупных компаниях относились скорее как к модной и престижной составляющей собственного имиджа или имиджа своей компании, а в случае госструктур - как к учрежденческой "обязаловке", спускаемой сверху с какой-нибудь очередной волной федеральных или ведомственных программ. Сегодня все более осознается необходимость использования этого инструмента для повышения качества управления и контроля за процессом и сроками исполнения собственных и прочих поручений, распоряжений, приказов, нормативных документов. А в жестких условиях рынка и усиления конкуренции и руководители средних и даже небольших компаний все чаще рассматривают системы электронного документооборота как инструмент, необходимый для повышения эффективности управления, достижения поставленных задач.
Что российский рынок систем электронного документооборота (СЭД), или, в международной терминологии, Enterprise Content Management (ECM), т.е. средств и систем управления корпоративным контентом, стал уже вполне заметным, самостоятельным и привлекательным, уже давно не секрет, особенно для ведущих западных ИТ-компаний. Это подтверждается оценками экспертов и объемами освоения данного сегмента рынка зарубежными разработчиками платформ и решений. На их долю приходится уже более половины отечественного рынка электронного документооборота (в денежном выражении), но вместе с тем в последние годы растет и доля российских разработок и реализованных проектов. По оценкам CNews Analytics, более 50 отечественных и зарубежных компаний специализируются на разработке систем и платформ в сегменте рынка российского электронного документооборота, а занимающихся поставкой и внедрением этих систем - примерно 800 компаний. Во втором эшелоне, конечно, подавляющее большинство составляют отечественные компании.

Развитие и важность создания и внедрения передовых, ресурсосберегающих, безопасных информационных технологий для производства конкурентоспособной продукции сегодня особенно актуальны в условиях рынка, ужесточения конкуренции.
Данная отрасль, и в частности сегмент СЭД, в настоящее время находится на подъеме. Главное, чтобы он (подъем) не оказался слишком крутым для российских компаний забирая последние силы и ресурсы у отечественных производителей и поставщиков ИТ-систем, в результате вынуждая сдавать западным конкурентам позиции, занятые огромными усилиями и трудом.
Для снижения стоимости СЭД и затрат на их разработку и внедрение целесообразно было бы привести в надлежащее состояние соответствующие правовые акты, унифицировать нормы в стране для всех участников документооборота как в государственных организациях, так и в частных компаниях, создать, обновить нормативные документы и по возможности унифицировать регламенты для всех сторон. Для государственных организаций также должны быть созданы обновленные единые стандарты и регламенты, которые способствовали бы активизации и унификации внедрения СЭД.
Эффективное развитие всей индустрии страны, в том числе и топливно-энергетического сектора, в будущем должно быть, на наш взгляд, связано не с перекосами и преференциями только в сторону сырьевой составляющей, а с созданием и развитием высокотехнологичных наукоемких производств, общим подъемом индустрии, освоением современных технологий.
Отсюда и значимость автоматизации, информатизации и коммуникаций, и их роль должны быть подняты на соответствующий новый уровень.
В данной выпускной квалификационной работе на примере Государственного краевого учреждения «Косинское лесничество» было показано, что рациональная организация документооборота — это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.
Государственное краевое учреждение «Косинское лесничество», именуемое в дальнейшем Учреждение, учреждено в соответствии с распоряжением Правительства Пермского края от 21.09.2007 г. «О создании государственных краевых учреждений (лесничеств)» в целях реализации положений Лесного кодекса Российской Федерации, реализации полномочий в области лесных отношений, переданных субъектам Российской Федерации - Пермскому краю.
Учредителем Учреждения является Министерство природных ресурсов Пермского края (далее - Министерство, Учредитель) в соответствии с постановлением Правительства Пермского края от 10.08.2007 N2 180-п «О Министерстве природных ресурсов Пермского края и Министерстве промышленности, инноваций и науки Пермского края».
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.
Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.
Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:
Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.
Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).
Анализируя деятельность ГКУ «Косинское лесничество» можно сделать вывод, что в 2010 году по сравнению с 2009 г. активность предприятия несколько снизилась. Так на 13,8% уменьшился финансовый результат учреждения.
Возрастающий объем обрабатываемых документов и новые технологии ведения учета требуют внедрения принципиально новой модели оформления и движения документов - электронного документооборота. Возможности обмена информацией в электронной цифровой форме посредством современных информационных технологий и сети Интернет начинают использоваться в коммерческой деятельности. Также электронная система документооборота сегодня уже внедряется в отдельных учреждениях (см., например, Приказ Роснедвижимости от 17.10.2008 N П/0377, имеющий отношение к федеральным государственным учреждениям "Земельная кадастровая палата"). Представление об электронных документах дает Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Одно из его требований заключается в том, что составление и хранение первичных учетных документов на машинных носителях информации должны производиться с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в бумажном документе, что пока сужает сферу применения документов в электронном виде и электронного документооборота.
Для внедрения электронного документооборота в ГКУ «Косинское лесничество» в третьей главе работы дано несколько предложений.
Так подключение к системе представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи предоставляет ГКУ «Косинское лесничество» ряд существенных преимуществ это:
• Экономия рабочего времени.
• Отсутствие дублирования.
• Избежание ошибок.
• Гарантия оперативного обновления форматов представления информации в электронном виде.
• Возможность получения информационной выписки.
• Оперативное информирование.
• Подтверждение доставки отчетности.
• Конфиденциальность.
• Повышение оперативности обработки информации, исключение технических ошибок.
• Решение вопросов безопасности.
В целях экономии затрат, а также оперативности осуществления безналичных расчетов ГКУ «Косинское лесничество» предлагается установить систему «Банк-Клиент»
Система «Банк-Клиент» - это совокупность программно-аппаратных средств, устанавливаемых в организации Клиента при заключении соответствующего договора с обслуживающим его Банком, с целью предоставления следующих услуг: прием от Клиента платежных документов в электронном виде (т.е. по электронной почте) на выполнение расходных операций по счету организации; предоставление Клиенту в виде электронных документов информации об операциях, совершаемых по счету организации; прием от Клиента и предоставление Клиенту в виде электронных документов информации свободного формата. При внедрении системы «Банк-Клиент» по расчетам экономия на одной выписке банка 42 часа.
В целях экономии расходов, связанных с доставкой и хранением денежных средств, а так же в целях ускорения и упрощения данного процесса расчетов в ГКУ «Косинское лесничество» предлагается использовать пластиковые карты для осуществления следующих операций
- расчеты банковскими картами юридическими лицами;
- перечисления заработной платы на пластиковые карточки сотрудников, участники зарплатного проекта.

30 источников.