Введение

Последняя треть XX столетия ознаменовалась переходом целого ряда стран к постиндустриальному обществу, в условиях которого основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом и приобрела стратегическое значение. Вполне закономерно современное общество зачастую называют информационным.
Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.
Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности. УСД начали создаваться в конце 70-х годов прошлого века, и к началу 90-х годов у нас в стране было разработано и действовало 16 унифицированных систем документации. В настоящее время действует 9 УСД, одна из которых – УСОРД. Первая очередь УСОРД была утверждена Главархивом в 1979 г., вторая очередь утверждена Росархивом в 1993 г., однако, если первая очередь УСОРД была в свое время издана и внедрялась в практику работы организаций, вторая очередь не была издана, поэтому не нашла практического применения. Можно сказать, что УСОРД входит в состав действующих систем по формальному признаку: Росархив ее не отменял. Фактически же на практике она не используется. Тем не менее, название этой системы сохранилось в названии ГОСТа, а наименования унифицированных форм документов УСОРД включены в соответствующий раздел Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). Именно поэтому разработчики стандарта в первом разделе ГОСТа «Область применения» следующим образом пояснили, на какие документы распространяется действие стандарта: «Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)». Но поскольку, как мы сказали, УСОРД на практике фактически не используется, положения стандарта применяются ко всем организационно-распорядительным документам, независимо от того, входит та или иная унифицированная форма в УСОРД или нет.
Актуальность выбранной темы не вызывает сомнений, так как в настоящее время для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы сотрудников управления, организацию и культуру труда управленческих работников.
Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько грамотно поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
Основу информационной среды любого предприятия, организации или фирмы составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно поддерживаться в своей работе этих единых правил и норм делопроизводства.
Целью данной работы является изучение унифицированной системы документации и организации документопотоков.
В соответствии с целью работы поставлены следующие задачи:
- раскрыть теоретические основы системы документации;
- изучить документные потоки и организацию документопотоков;
- рассмотреть систему документации и организацию документопотоков в ЗАО «Управляющая компания холдинг «ДЕНАНТ».
Указанные цель и задачи определи предмет данного исследования. Предметом исследования является - организация делопроизводства в организации.
Объектом исследования является ЗАО «Управляющая компания холдинг «ДЕНАНТ».
Теоретической и методологической основой исследования явились современные достижения в области документоведения и смежных научных дисциплин. Был использован опыт преподавателей – документоведов, получивших отражение в научно – методических статьях, учебниках и учебно – методических пособиях (фамилии авторов) и некоторых других авторов.
Практическая значимость дипломной работы заключается в возможности использования результатов исследования при разработке курса по дисциплине: «Документоведение», а также для эффективности механизма управления документопотоками на анализируемом предприятии.
Структура работы обусловлена целью и задачами, поставленными и решенными в ходе исследования. Работа состоит из введения, трех глав, заключения и библиографического списка.

II. Документные потоки и организация документопотоков

2.1 Сущность и свойства документопотоков

Движение информации во времени и пространстве предполагает наличие источника и приёмника, между которыми возникает информационное напряжение. В результате появляется информационный (документный) поток - совокупность перемещающейся в пространстве и времени документированной информации.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
Документопотоки являются отражением социально-политических, культурных, производственно-технических, управленческих процессов в обществе и предназначены для реализации соответствующих конкретных задач. Этим обусловлены основные характеристики, свойства документных потоков, к числу которых учёные (Ю. Н. Столяров, Н. Б. Зиновьева и другие) относят:
содержание или функциональную принадлежность документопотока (определяется составом документированной информации и видами документов);
структуру потока - языковую, географическую и т. п. (зависит от информационных и иных потребностей общества, которые обусловливают видовое разнообразие и процентное соотношение отдельных видов документов в общем потоке);
мощность (объём), исчисляемую количеством документов, перемещаемых (транслируемых) в единицу времени;
направление потока (зависит от технологии обработки документов, способов их оценки и удостоверения и т. п.). Поток может быть поступательным, поступательно-возвратным (челночным), возвратным, маятниковым;
длину потока (зависит от территориальной удалённости коммуниканта и реципиента). В настоящее время основная часть документов учреждений, организаций, предприятий (по некоторым данным, до 93 %) движется внутри, от руководителей к исполнителям. На долю внешних контактов с поставщиками и потребителями приходится, следовательно, лишь малая часть информации (около 7 %). Иначе говоря, длина потока для большинства документов в организации невелика. В ряде случаев поток настолько короток, что бывает едва заметен (например, для таких документов, как дневниковые записи, заметки на память, ежедневники). В случае, если источник и приёмник документированной информации находятся на большом расстоянии друг от друга, возникает необходимость в промежуточных перевалочных пунктах на пути документопотока. Создаются специальные транзитные службы, порой весьма разветвлённые, оснащённые соответствующей техникой, для оптимальной организации документопотока;
ритм (режим) - степень насыщенности потока в единицу времени. Может быть связан с цикличностью планирования и отчётности, сезонными изменениями производственной, учебной, политической и другой активности, внутренними особенностями работы предприятий, учреждений, организаций;
шум - излишняя, ненужная документированная информация (например, так называемый спам - массовые рассылки рекламы по e-mail, достигающие порой 60-70 % объёма получаемой электронной почты). Семантический шум создаёт помехи в работе с документами, приводит к дополнительным затратам сил и времени. В частности, убытки от того же спама составляют в США ежегодно до 10 млрд. долларов.
Потоки документов имеют достаточно сложную разветвлённую структуру, так как включают в себя отдельные группы документов, различающиеся по виду, способу документирования, материальному носителю, отраслевой принадлежности, языку и т. п. В структуре потока могут быть выделены микропотоки, состоящие, к примеру, из опубликованных и неопубликованных, первичных и вторичных документов, из документов открытого и ограниченного доступа и т. п. Однако главной, системообразующей основой документного потока является семантическая (содержательная) составляющая, которая придаёт ему целостность и целесообразность.
Изучение документопотоков позволяет оптимизировать процесс работы с документированной информацией, способствует принятию более эффективных управленческих решений. В частности, исследование структуры документопотока даёт возможность определить количественную распространённость, соотношение отдельных видов документов в данном потоке, их функциональное значение.
В науке анализ документопотоков позволяет судить о состоянии и перспективах развития отдельных научных отраслей и направлений, так как установлено, что преобладание определённых видов и разновидностей документов в той или иной отрасли науки зависит от интенсивности её развития. В частности, зарождение и развитие какого-либо нового научного направления сопровождается, как правило, интенсивным выходом в свет статей в периодических и продолжающихся изданиях. Наибольший удельный вес такого рода публикаций в потоке документов связан с необходимостью оперативного информирования заинтересованных читателей о научной проблеме, а также с интенсивным процессом накопления эмпирического материала и осмыслением различных её аспектов. Периодические и продолжающиеся издания традиционно являются наиболее важной составной частью системы научной коммуникации, через них проходит до 90 % всего потока научной информации.
Следующий этап связан с более глубоким и всесторонним исследованием этой проблемы на фоне частичного снижения общественного интереса к ней. В результате в документопотоке уменьшается количество оперативных публикаций и нарастает число монографий и других изданий, отличающихся аналитической глубиной, универсальностью и фундаментальностью содержания.
Для дальнейшего развития научного направления характерно уже появление учебников и справочников, аккумулирующих в себе устоявшееся, апробированное знание. Вместе с тем это свидетельствует о постепенной утрате данным научным направлением своей актуальности и снижении интереса к нему.
В науковедении исследование структуры отраслевых документопотоков необходимо для оценки состояния, выявления тенденций и перспектив развития тех или иных научных отраслей.
Потоки документов находятся в постоянном движении, которое, в свою очередь, обусловливает непрерывное изменение объёмов, типов, видов, жанров, материальных носителей документированной информации в потоке. На основе предпринятого в 1960-е гг. экспериментального изучения тенденций роста потоков научных документов была установлена определённая закономерность в его динамике. В результате высчитан период удвоения годового объёма документопотока, характеризующий темп развития той или иной научной отрасли. Это дало возможность, в частности, выделить:
отрасли ускоренного развития (радиоэлектроника, автоматика, телемеханика, связь);
отрасли средних темпов развития (отрасли промышленности);
отрасли, развивающиеся медленными темпами (с периодом удвоения свыше 20 лет - история, литературоведение, педагогика и другие);
затухающие отрасли (характеризуются снижением объёма выпускаемых документов - классическая филология, изучающая латинский, древнегреческий языки).
Однако в целом, несмотря на быстрое развитие науки, среднее время удвоения размеров массива документированной научной информации составляет 35 лет.
Изучение потоков научной документации осуществляется также с помощью метода анализа цитирования. Это даёт возможность измерения процесса старения документов, а также позволяет более объективно оценивать научные исследования. Снижение частоты цитирования, как правило, свидетельствует о старении документов в потоке. Вместе с тем следует иметь в виду, что практически в любой отрасли имеются секретные исследования, доступ к информации о которых ограничен. В таких случаях индекс цитирования утрачивает свою действенность.
В 1960 е гг. учёные Р. Бартон и Р. Кеблер вывели закономерность, согласно которой информация, имеющая наибольшую общественную значимость, сосредоточена в определённом интервале времени. Для научной документации этот интервал в среднем оказался равен полупериоду формирования научных представлений в общественной системе, т. е. примерно 19 лет. Разумеется, скорость старения зависит от конкретной науки, от определённой её области, научного направления.
Вместе с тем существуют такие виды информации, в том числе и научно-технической, для которой трудно указать сроки утраты ею своей значимости. Более того, в ряде случаев ценность информации со временем может даже возрасти. К примеру, гидрометеорологическая информация позволяет объективно анализировать изменения в окружающей среде и природных ресурсах, происходящие на протяжении десятков и сотен лет, равно как и оценивать степень влияния человеческой деятельности на среду его обитания. То же самое относится и к медицинской информации, анализ которой за длительные промежутки времени позволяет выявлять тенденции в развитии тех или иных групп людей, проявления различных заболеваний, их динамику и т. д.
В различных странах созданы и успешно функционируют специализированные учреждения, занимающиеся анализом потоков документированной научной информации, в том числе с использованием метода анализа цитирования. В частности, Американский институт научной информации производит базы данных по цитируемости научных работ в области искусствознания, гуманитарных, социальных и естественных наук. Здесь же содержится указатель ссылок, отражающий связи между предшествующими и последующими публикациями, что даёт возможность вычленения актуальных направлений научного поиска в мировой науке. Среди важнейших баз данных этого института - «Индекс цитируемости в социальных науках». В ней содержится информация о цитируемости научных публикаций по следующим направлениям: антропология, география, демография, этнография, образование, политика, экономика, бизнес и финансы, управление, социология, психология и психиатрия. Источником для формирования этой базы данных служат научные публикации (монографии, статьи, сборники), издаваемые в развитых странах мира.
Другая база - «Индекс цитируемое в искусствознании и гуманитарных науках» - содержит данные о цитируемости научных публикаций по таким направлениям, как история, археология, архитектура, история искусства, лингвистика, литература, фольклор, музыка, театр, философия, теология и религия, античная цивилизация.
Для создания этих баз в качестве источников используется в общей сложности свыше 8 тыс. наиболее популярных научных журналов (из 30 с лишним тысяч, издающихся в целом в мире).
В управленческой сфере в процессе коммуникации также происходит старение документированной информации, причём, как правило, с большей скоростью, которая тоже зависит от конкретной отрасли управления - административной, экономической и т. п. Всё это необходимо учитывать в практической работе с документами.
Потоки документации управленческого характера имеют свои особенности. В организациях, учреждениях, на предприятиях вся документация обычно разделяется на три документопотока:
входящие (поступающие) документы;
исходящие (отправляемые) документы;
внутренние документы.
В совокупности все эти потоки составляют документооборот. Определение понятия документооборота в делопроизводственной сфере стандартизовано и рассматривается как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или составления». Соответственно, «объём документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период». Обычно объём документооборота исчисляется количеством документов всех документопотоков фирмы, организации, предприятия за год.

2.2 Организация документооборота в организации

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
содержанием или функциональной принадлежностью;
структурой;
режимом или цикличностью;
направлением;
объемом.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и т.д.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.
Простейшая форма справки об объеме документооборота приводится в приложении 19 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536.
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

Заключение


Унифицированная система документации (УСД) - это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, они делятся на межотраслевые системы документации, отраслевые и системы документации локального уровня, т. е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.
Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.
Таким образом, унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Движение информации во времени и пространстве предполагает наличие источника и приёмника, между которыми возникает информационное напряжение. В результате появляется информационный (документный) поток - совокупность перемещающейся в пространстве и времени документированной информации.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
Документопотоки являются отражением социально-политических, культурных, производственно-технических, управленческих процессов в обществе и предназначены для реализации соответствующих конкретных задач.
В организациях, учреждениях, на предприятиях вся документация обычно разделяется на три документопотока:
входящие (поступающие) документы;
исходящие (отправляемые) документы;
внутренние документы.
В совокупности все эти потоки составляют документооборот. Определение понятия документооборота в делопроизводственной сфере стандартизовано и рассматривается как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или составления».
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Таким образом, можно сделать вывод, что документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В третьей главе курсовой работы был изучен документопоток в ЗАО «Управляющая компания холдинг «ДЕНАНТ».
Проанализировав документопотоки в компании «Денант» можно сделать заключение, что в документообороте компании ЗАО «Денант», выделяются следующие документопотоки:
входящие - документы, поступившие от внешних организаций (корреспондентов / контрагентов);
исходящие - документы, направленные в сторонние организации (корреспондентам / контрагентам);
внутренние - документы, изданные в организации и не предназначенные для направления в сторонние организации.
Так же в холдинге ЗАО «Денант», образуется еще один документопоток, называемый «корпоративный».
Документы в компании оформляются в соответствии с установленным государственным стандартом - ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.
Так же, следует отметить, что значительную роль в формировании первичных документов, самой трудоемкой операции в процессе обработки информации в компании «Денант», играет ПК.
С помощью ПК в компании «Денант» формируются платежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера, накладные, счета-фактуры и другие первичные документы.
Использование вычислительных сетей приводит к значительному изменению и документооборота.
Совершенствование документооборота ЗАО «Денант» происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления компании.
Таким образом, можно сделать вывод, что правильно организованная технология работы с документами в компании ЗАО «Денант» позволяет сократить неоправданную бюрократию («бумажную волокиту»), сэкономить временные и трудовые ресурсы компании, а также увеличить скорость обмена информацией (документами) между компаниями, объединенными в холдинговую структуру ЗАО «Управляющая компания Холдинг «Денант».

Библиографический список

Нормативно-правовая литература:
«Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» : Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 [от 3 марта 2003 г. N 65-ст] / Правовая база «Консультант Плюс»

Основная учебная литература:

Агафонова, М. Н. Бухгалтерский учет и документооборот в оптовой и розничной торговле: практическое пособие / М. Н. Агафонова. – М.: ГроссМедиа : Российский бухгалтер, 2008. - 703 с.
Анодина, Н. Н. Документооборот в организации : подгот. и оформление док., виды док., орг. работы, систематизация и хранение, службы документац. обеспечения, секретарь в структуре упр. : практ. пособие : для специалистов кадровых служб и секретарей-референтов / Н. Н. Анодина. - М.: Омега-Л, 2006. – 169 с.
Басаков, М.И.  Делопроизводство : документационноеобеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003 : учебное пособие / М. И. Басаков ; Изд.-торг. корпорация «Дашков и К». - Изд. 6-е, перераб. и доп. – М.: Дашков и К, 2007. - 345 с.
Белов, А. Н.   Делопроизводство и документооборот: учебноепособие / А. Н. Белов, А. А. Белов. - 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2007. - 553, с.
Березина, Н. М. Кадровое делопроизводство / Н. М. Березина, М.М. Бахарева. - 2-е изд. - Санкт-Петербург: Питер, 2008. - 221 с.
Захаркина, О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база : с учетом новой редакции Трудового кодекса РФ / О. И. Захаркина. – М.: Омега-Л, 2007. - 241 с.
Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие. – 2-е изд., испр. / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 288 с.
Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документац. обеспечение упр. : учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов ; Новосиб. гос. акад. экономики и упр. - 6-е изд., испр. и доп. - М. : Инфра-М; Новосибирск : Сиб. соглашение, 2006. - 363 с.
Костомаров, М. Н. Классификация и кодирование документов / М.Н. Костомаров // Секретарское дело. - 2003. - № 10. - С. 38 – 42.
Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. / под ред. проф. В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.
Кузнецова, Т.В. Делопроизводство - 4-е изд. испр. и допол. Т.В. Кузнецова – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с.
Ларьков, Н. С.  Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Том. гос. ун-т. – М. : АСТ : Восток-Запад, 2006. – 427 с.
Лопатникова, Е.А.  Делопроизводство : образцы док. скоммент. / Е. А. Лопатникова. - М. : Омега-Л, 2005. - 287 с.
Рогожин, М. Ю.  Справочник по делопроизводству / М. Ю. Рогожин. - Изд. 2-е, перераб. и доп. – М.: ЮСТИЦИНФОРМ, 2007. - 213 с.
Сологуб, О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О. П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. - 206 с.