Введение

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Цель данной контрольной работы- овладение навыками анализа состояния делопроизводства в рассматриваемой организации, а также разработка мер совершенствования системы документооборота организации.

Прием корреспонденции производится у секретаря учреждения.
Первоначальная обработка поступающей корреспонденции. На этом этапе проверяется правильность доставки корреспонденции, целостность вложений, фиксируется факт поступления документа, документ готовится к передаче по назначению.
Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Из экспедиции документы, поступившие в адрес руководства, передаются в их секретариаты; адресованные непосредственно в учреждение - в канцелярию; остальные - структурные подразделения (в данном случае в юридическую службу).
В секретариатах руководства, в канцелярии и юридической службе производится предварительное рассмотрение поступивших документов. В частности, юридическая служба проверяет содержание договоров (в данном случае, договора поставки), и руководитель юридической службы ООО “Ареола” ставит свою подпись, в случае, если содержание договора соответствует необходимым юридическим нормам. В противном случае руководитель юридической службы оформляет служебную записку руководителю ООО “Ареола” со своими замечаниями и предложениями по содержанию договора. После этого документ проходит все стадии документооборота на предприятии.
Регистрация документов. Регистрация документов необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов. Канцелярия учреждения устанавливает перечни регистрируемых и нерегистрируемых документов. Регистрируются: документы, поступившие от вышестоящих органов управления; документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа; приказы, постановления, решения, планы, отчеты и другие важнейшие внутренние документы; предложения, заявления, жалобы граждан; другие документы, определяемые спецификой деятельности конкретного учреждения. Не регистрируются, как правило, первичные документы бухгалтерского, статистического учета и отчетности, поздравительные письма, телеграммы, проекты, рекламные извещения, малозначительную переписку по административно-хозяйственным вопросам.
Индексация документов. Заключается в проставлении порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения (составления) и хранения документов. Индексы используются при учете и систематизации документации.
Индекс входящих, исходящих и внутренних документов состоит из условного обозначения структурного подразделения, где исполнен или куда направлен документ, индекса дела по номенклятуре и регистрационного номера документа.
На предприятии ООО “Ареола” регистрация происходит на соответствующих карточках. Преимущество карточной формы регистрации:
1) возможна расстановка карточек в том порядке, который наилучшим образом обеспечивает поиск документов (по содержанию, корреспондентам, авторам, хронологически и т.п.);
2) обеспечивает однократность регистрации (на каждый документ можно сделать под копирку несколько карточек, что исключает необходимость повторной регистрации документов в структурных подразделениях);
3) одновременно с регистрацией создается при необходимости контрольная карточка;
4) регистрировать документы могут одновременно несколько сотрудников.
Принят следующий порядок заполнения карточек: На календарной шкале отмечают число, к которому должен быть исполнен документ, в графе "Корреспондент" указывается, от кого он поступил. В графе "Дата поступления и индекс" отмечаются, когда документ поступил в данное учреждение и номер, присваиваемый ему при регистрации. В графе "Дата и индекс документа" указывается, когда и за каким номером документ был зарегитрирован в учреждении-корреспонденте. При регистрации исходящего документа в этой графе отмечается дата его подписания и индекс. В графе "Краткое содержание" записывают вид документа и его заголовок. В графу "Резолюция или кому направлен документ" переносится с документа резолюция руководителя. В графе "Отметка об исполнении" фиксируют краткое содержание, дату, индекс ответного документа, должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего его.
На оборотной стороне карточки отмечаются все этапы контроля за сроками исполнения документа.
Рассмотрение документов руководством и их исполнение. Документы, доставленные руководству предприятия рассматриваются в день поступления.
Решение о характере исполнения документа оформляется резолюцией руководства. В ней указывается, кому документ направляется, содержание исполнения, срок исполнения (если он не указан на документе), подпись руководителя и дата.

2.3. Недостатки в организации делопроизводства

На мой взгляд, в организации делопроизводства на ООО “Ареола” можно выделить следующие недостатки:
Насыщенность документооборота, недостаток времени у сотрудников
Сложность организационной структуры предприятия, при недостаточной организации движения документов внутри организации
Невысокая численность работающих на предприятии в области делопроизводства
Низкий профессиональный уровень персонала, являющегося участником документооборота

Заключение.

Итак, цель данной работы достигнута. Была рассмотрена организация документооборота в юридической службе на предприятии ООО “Ареола”. В качестве документа был взят договор поставки, поступивший от предприятия ООО “Московский строительный дом”, были рассмотрены все этапы его движения внутри организации.
В то же время были сделаны основные выводы по недостаткам и совершенствованию организации документооборота. Они приведены в соответствующих разделах работы. Кроме того, к работе прилагается рассматриваемый документ- договор поставки.


Библиографический список

Нормативно-правовая литература:
«Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» : Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 [от 3 марта 2003 г. N 65-ст] / Правовая база «Консультант Плюс»

Основная учебная литература:

Агафонова, М. Н. Бухгалтерский учет и документооборот в оптовой и розничной торговле: практическое пособие / М. Н. Агафонова. – М.: ГроссМедиа : Российский бухгалтер, 2008. - 703 с.
Анодина, Н. Н. Документооборот в организации : подгот. и оформление док., виды док., орг. работы, систематизация и хранение, службы документац. обеспечения, секретарь в структуре упр. : практ. пособие : для специалистов кадровых служб и секретарей-референтов / Н. Н. Анодина. - М.: Омега-Л, 2006. – 169 с.
Басаков, М.И.  Делопроизводство : документационноеобеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003 : учебное пособие / М. И. Басаков ; Изд.-торг. корпорация «Дашков и К». - Изд. 6-е, перераб. и доп. – М.: Дашков и К, 2007. - 345 с.
Белов, А. Н.   Делопроизводство и документооборот: учебноепособие / А. Н. Белов, А. А. Белов. - 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2007. - 553, с.
Березина, Н. М. Кадровое делопроизводство / Н. М. Березина, М.М. Бахарева. - 2-е изд. - Санкт-Петербург: Питер, 2008. - 221 с.
Захаркина, О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база : с учетом новой редакции Трудового кодекса РФ / О. И. Захаркина. – М.: Омега-Л, 2007. - 241 с.
Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие. – 2-е изд., испр. / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 288 с.
Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документац. обеспечение упр. : учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов ; Новосиб. гос. акад. экономики и упр. - 6-е изд., испр. и доп. - М. : Инфра-М; Новосибирск : Сиб. соглашение, 2006. - 363 с.
Костомаров, М. Н. Классификация и кодирование документов / М.Н. Костомаров // Секретарское дело. - 2003. - № 10. - С. 38 – 42.
Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. / под ред. проф. В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.
Кузнецова, Т.В. Делопроизводство - 4-е изд. испр. и допол. Т.В. Кузнецова – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с.
Ларьков, Н. С.  Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Том. гос. ун-т. – М. : АСТ : Восток-Запад, 2006. – 427 с.
Лопатникова, Е.А.  Делопроизводство : образцы док. скоммент. / Е. А. Лопатникова. - М. : Омега-Л, 2005. - 287 с.
Рогожин, М. Ю.  Справочник по делопроизводству / М. Ю. Рогожин. - Изд. 2-е, перераб. и доп. – М.: ЮСТИЦИНФОРМ, 2007. - 213 с.
Сологуб, О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О. П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. - 206 с.