Введение

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование.
Организация и управление характеризуется разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Деловая речь есть совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации, так и соответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации – внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа – его формы и его языка.
Целью работы является характеристика служебных документов.
Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить ряд взаимосвязанных задач:
- дать общую характеристику официально – делового стиля;
- раскрыть языковые нормы составления текста служебного документа, охарактеризовать типичные ошибки в служебных документах.
В структурном отношении работа представлена введением, двумя главами, заключением и списком использованной литературы.

Чтобы служить полноценным источником информации и иметь юридическую ценность, служебные документы должны отвечать требованиям, установленным нормативным актам.
Соблюдение установленных требований составления и оформления служебных документов позволяет обеспечить юридическую силу документов, способствует их оперативному исполнению и последующему в практических целях.
Главным в любом документе является текст, его содержание. Приоритет в тексте отдается ясности изложения, логичности мысли, доказательности фактов, учету особенностей адресата и возможной реакции с его стороны.
Язык служебных документов прост, лаконичен, редко используются сравнений, эпитеты. Но к месту примененный художественный образ может усилить выразительность документа.
Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа – его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают «подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную – конкретную – информацию, содержащую изложение сути дела, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности – точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления – точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.
С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела – и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: 1) выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела, 2) выбора грамматических средств – главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане трудности поиска – и лексического, и синтаксического – могут существенно облегчаться за счет знаний и речевого опыта пишущего.
В документах используется специальная лексика, для которой характерно функционирование именно в деловой сфере и в специфических значениях, приближающих ее к терминологии (истец, ответчик и др.) Кроме того, можно отметить еще и ряд стилистически окрашенных лексем-канцеляризмов, вне деловой речи, как правило, не употребляемых, таких, как: данный или настоящий (= этот), вышеуказанный (= названный ранее) и нижеследующий (= помещаемый далее), препровождать (= отправить, переслать) и т.п.
Слово в служебном документе должно строго соответствовать вкладываемому в него понятию. Если слово в каком-то контексте можно понимать и трактовать по-разному, то лучше его не использовать, а применить другое. Богат и могуч русский язык, но при составлении документов нельзя увлекаться литературностью стиля в ущерб ясности и четкости изложения.
Было бы ошибочным смотреть на язык деловой корреспонденции как на язык штампов. Служебные документы не могут быть похожими на публицистические произведения, они должны восприниматься человеком, который их читает и запоминаться. Излагая мысль четко и ясно, стараясь использовать свежие слова и неизбитые формулировки, составитель документа не должен пренебрегать и уже сложившимися и общепринятыми понятиями.
Слово в деловой корреспонденции может и помощником и противником. Умело подобранное и к месту примененное оно придает документу убедительность, направляет тех, кто колеблется в нужное русло. При строгом отборе словесного материала служебный документ станет доказательным, убедительным. Слово, написанное в документах впопыхах, станет противником.
Именно поэтому важно, чтобы содержание документа точно освещало излагаемые факты. При составлении документа необходимо соблюдать требование закона, давать аргументированные выводы и формулировки. В служебных документах недопустимо искажение фактов, их преуменьшение или преувеличение, так как такая формулировка делает документ уязвленным, поставит его содержание под сомнение, и никакие дополнения и утончения не смогут исправить ситуацию. Поэтому в документах надо использовать только неоспоримые, достоверные сведения.
При подготовке текстов документов рекомендуется сложные предложения заменять простыми, использовать трафаретные словосочетания, отлагательные существительные заменять глаголами, местоимения – существительными. В предложениях необходимо применять прямой порядок слов (подлежащие предшествует сказуемому). При этом определение должно стоять перед определяемым словом, дополнение – после управляющего слова, обстоятельственные слова – ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выражения (как правило, в связи с тем, ввиду того) – в начале предложения. Сказуемое в предложении следует выражать простой глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах употреблять глаголы неопределенной формы. В распорядительных документах принято использовать глаголы повелительного характера: «Приказываю», «Предписываю», «Решили» и т.д. Документ требует соответствия законодательным актам, поэтому в случае необходимости их нужно сверять с нормативными актами. Особенно важно это учитывать при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов.
Точность слова является не только требованием стиля, вкуса и требованием смысла. Следует помнить о том, что «…где слишком много слов, где они вялы и неубедительны – там дряблая мысль».
Точность документа неразрывно связанна с краткостью, но в тоже время она не является самоцелью документа. Краткость должна быть связанна с конкретностью, а конкретность – это концентрированность информации. Именно поэтому при возможности рекомендуется шире использовать в документе таблицы, схемы, как форму выражения сжатой и наглядной мысли. Во всех случаях таблицы и схемы выносятся в приложение к документу. Это можно сделать ссылкой в конце документа или в конце соответствующего раздела, подраздела, пункта или абзаца.
Но все же следует помнить о том, что краткость не должна идти в ущерб полноте освещения вопроса, рассматриваемого в документе. То есть при составлении документа необходимо тщательно обдумать его, подобрать слова и выражения, которые наиболее экономно, но полно и точно передают мысль.
Ясность, точность, краткость делового языка требуют особого подхода к профессиональной и терминологической лексике, к словам иноязычного происхождения, неологизмам, тавтологии, канцелярским штампам. В каждой отрасли науки, техники и производства имеются свои отраслевые термины. При использовании терминов важно помнить, что одно и то же понятие в документе должно называться одним и тем же термином. Неточное употребление терминов приводит к грубым ошибкам. Слова-термины, как и профессионализмы, понятны только узкому кругу людей, которые относятся к какой-либо профессии, их необходимо заменять общепринятыми терминами. Например, столяры и плотники различают 11 видов рубанков. Им, например, понятно, что такое медведка. А если заявку на инструмент будет читать человек далекий от профессии столяра, то необходимо уточнять: медведка – разновидность рубанка.
В служебной переписке недопустимо и употребление слов, присущих каким-либо говорам или наречиям.
Также не следует употреблять в корреспонденции и вульгаризмы – слова с оттенком пренебрежения, неуважения.
Так как документ иногда может содержать что-либо неприятное для адресата, то формулировки должны быть вежливыми, корректными.
Многие люди довольно щепетильны в написании их имен и фамилий. Эти данные должны строго соответствовать записям в официальных документах, исходящих от организаций, в которых эти люди работают. Особого внимания требуют написание сложных имен и фамилий; нельзя допускать их сокращения, руководствуясь правилами русского языка. У некоторых народов не существует фамилий в нашем понимании, имеется лишь имя. Поэтому в деловой переписке используют или только имя, или добавляется имя отца. Произвольное сокращение имен в деловой корреспонденции некорректно и недопустимо. Важно не ущемить достоинство партнера, необходимо проявлять корректность, уважительность.
Распространенной ошибкой при составлении документа является употребление архаизмов, устаревших слов и выражений. Необходимо заменять их современными словами. Например: дабы – чтобы; безотлагательно – немедленно; оповещаем – сообщаем; на предмет – для; ибо – потому что; надобность – необходимость; при сем – при этом; потребен – необходим; учинить – произвести.
Чрезмерное увлечение иностранными словами приводит к засорению русского языка. Например, употребление словосочетания обувь-модерн неправомерно. Следует писать – модная обувь, современная обувь.
Еще одна очень распространенная ошибка – употребление канцеляризмов. Канцеляризмы лишают текст документов необходимой простоты, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной. Например, «Поставить во главу угла…»; «Развернуть культмассовую работу…», «В части удовлетворения запросов…».
Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами, как «за счет», «по линии», «в части». Это относится к словам-спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову, например, критика – обязательно резкая, поддержка – всегда горячая, размах – обычно широкий.
Не следует употреблять также слова, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, загромождают текст, затрудняют его понимание, то есть так называемые – плеоназмы. Например: своя автобиография (в понятии автобиография уже заключено понятие «своя»).
Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология – повторение одних и тех же слов. Например: «Объединить воедино…».

Заключение

Официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания, а соответственно и своей формой; объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.
При составлении документа необходимо использовать традиционные для официально-делового стиля языковые средства. Таковы: и стилистика документа (нейтральная, не-экспрессивная и не-эмоциональная, и/или книжная); и лексические средства (близкие к однозначности лексемы и привычные словосочетания, включая клише и штампы, канцеляризмы); морфологические средства (продуктивность отглагольных существительных для называния действий, тенденция к неупотреблению в документах лично-указательных местоимений); синтаксические средства (усложняющие синтаксическую структуру причастные и деепричастные обороты, сложноподчиненные предложения с придаточными и с выражающими логические отношения союзами; именные цепочки с родительным падежом; синтаксическая схема перечислении).
Знание и соблюдении данных правил позволит обеспечить высокий уровень стандартизации и унификации и избежать типичные ошибки в языке и стиле служебных документов.

Список литературы

Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция: учебное пособие /М.И. Басаков. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2000. – 312с.
Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот /А.Н. Белов, А.А. Белов. – М.: ЭКСМО, 2006. – 624 с.
Введенская, Л.А. Культура и искусство речи / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова – Р-н/Д: Феникс, 2004. - 580 с.
Давыдова, Э.Н. Делопроизводство/ Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. – Минск: ТетраСистемс, 2004. – 287с.
Делопроизводство. Учебное пособие. / Под ред. профессора Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ, 2002. – 356 с.
Культура русской речи / Под ред. Л. К. Граудиной, Е.Н. Ширяева. – М.: Академия, 2005. - 550 с.
Культура русской речи / Под ред. Л. К. Граудиной, Е.Н. Ширяева. – М.: Академия, 2005. - 550 с.
Основы культуры речи / Под ред. Л. И. Скворцова. – М.: Просвещение, 2003. - 310 с.
Розенталь, Д.Э. Справочник по правописанию и литературной правке / Д.Э. Розенталь – М.: Аспект Пресс, 2003. - 350 с.