ВВЕДЕНИЕ

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
В условиях формирования новых механизмов хозяйствования, ориентированных на рыночную экономику, перед предприятиями встаёт необходимость работать по-новому, считаясь с законами и требованиями рынка, овладевая новым типом экономического поведения, приспосабливая все стороны производственной деятельности к меняющейся ситуации. В связи с этим возрастает вклад каждого работника в конечные результаты деятельности предприятия. Одна из главных задач для предприятий различных форм собственности - поиск эффективных способов управления трудом, обеспечивающих активизацию человеческого фактора.
Одним из главных результатов современного этапа научно-технической революции стало превращение человека в главную движущую силу производства, поэтому сегодня для организации ее персонал является основным богатством.
За последние годы работник превратился из статьи расходов в основной источник прибыли. В рамках этого подхода человек стал рассматриваться в качестве важнейшего элемента капитала организации, а затраты на оплату его труда, подготовку и переподготовку, повышение квалификации, создание благоприятных условий деятельности - как особый вид инвестиций.
Управление персоналом - специфический вид управленческой деятельности, объектом которой является коллектив работников.
В общем виде, понятие «персонал организации» охватывает всю совокупность наемных работников конкретной организации. Как социально- экономическая категория персонал организации представляет собой всех наемных работников, а также все связи с их служебным положением.
С практической точки зрения персонал организации представляет собой ресурс организации, эффективная реализация потенциала которого требует специализированных решений. В теории управления персонал организации рассматривается как социальная система организации, которая формируется, видоизменяется и развивается в соответствии с целями собственника организации.
Современная концепция управления персоналом ориентирована на использование различных методов мотивации: управление по целям, участие работника в управлении. С учетом этого новые модели управления персоналом предусматривают:
создание условий для расширения знаний, повышения квалификации;
использование мотивационных программ;
формирование новых моральных ценностей;
гибкое и адаптивное использование «человеческого капитала», повышение творческой активности.
Таким образом, сущность системы управления заключается в системном, планомерном, организованном воздействии с помощью взаимосвязанных организационно- экономических и социальных мер на процесс формирования, распределения рабочей силы в организации, на создании условий для испытания потенциала работников, а также использование трудового потенциала в целях эффективного функционирования организации в целом.
В условиях формирования новых механизмов хозяйствования, ориентированных на рыночную экономику, перед предприятиями встаёт необходимость работать по-новому, считаясь с законами и требованиями рынка, овладевая новым типом экономического поведения, приспосабливая все стороны производственной деятельности к меняющейся ситуации. В связи с этим возрастает вклад каждого работника в конечные результаты деятельности предприятия. Одна из главных задач для предприятий различных форм собственности - поиск эффективных способов управления трудом, обеспечивающих активизацию человеческого фактора.
Следовательно, формирование эффективной системы управления персоналом является одной из наиболее важных задач современного менеджмента. В данной дипломной работе будут изложены методические основы системы управления персоналом в организации.
Таким образом, вполне понятным становится факт актуальности исследования организации кадрового документооборота на предприятиях. Именно в связи с актуальностью данная тема предложена к изучению в рамках дипломной работы.
Объект исследования – ЗАО «Связной».
Предмет исследования - система управления персоналом предприятия.
Цель дипломной работы – исследовать организацию кадрового документооборота и разработать предложения по совершенствованию документационного обеспечения по управлению кадрами на примере ЗАО «Связной».
Для достижения этой цели в работе поставлены задачи:
- изучить организацию документооборота и формы документов по персоналу;
- рассмотреть современные требования к документированию движения персонала;
- охарактеризовать нормативно-правовую базу кадрового документооборота и техническое обеспечение.
Структура и объем работы обусловлены предметом исследования, основной целью, задачами и логикой работы.
Дипломная работа выполнена на основе исследований теории и методологии менеджмента по проблеме управления персоналом, изложенных в работах российских и зарубежных экономистов, таких авторов как Егоршин А.П., Кабушкин Н. И., Герчиков И. И., Виханский О.С.
В дипломной работе использованы законодательные и нормативные акты, такие как Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс и Трудовой кодекс Российской Федерации.
Согласно Трудовому кодексу, целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей.

Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:
простота внесения изменений в документ;
возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
возможность использовать заранее заготовленные формы;
более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
экономия бумаги;
более высокая компактность архивов;
более простой контроль информационных потоков;
большая скорость поиска и извлечения информации;
возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
На рис 1.4 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.
Несмотря на то, что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств.



Рис. 1.4.  Преимущества электронного документооборота
Еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?
В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.
Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки.
В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.
Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.
Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.
Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.
Структура службы документационного обеспечения управления персоналом зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:
секретариат;
экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
отдел совершенствования делопроизводства;
копировально-множительное бюро;
протокольная группа;
редакционная группа;
приемная;
архив.
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.
В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.
Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:
1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;
2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;
3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;
4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.
Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге "Эффективный документооборот: от традиционного к электронному" предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (представлено в таблице 1.4).
Таблица 1.4
Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота

Говоря о структуре службы документационного обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений (представлены в Приложении 1).
Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).
Для расчета необходимой численности сотрудников службы ДОУ могут применяться следующие виды нормативов:
норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях;
норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях;
норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель;
норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях (норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания);
норма времени обслуживания – это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).
Расчет численности персонала службы документационного обеспечения управления рекомендуется проводить по категории ее сотрудников. В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда, а именно:
руководители;
специалисты;
другие служащие (или технические исполнители).
К категории руководителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:
заведующий архивом;
заведующий канцелярией;
заведующий копировально-множительным бюро;

Заключение

Базой прохождения преддипломной практики стало ЗАО «ДжиИ Мани Банк» - подразделение General Electric, оказывающее услуги потребительского кредитования.
В России GE Money Bank работает с ноября 2004 г. В настоящее время на территории России банк имеет 6 представительств: в Екатеринбурге, Краснодаре, Новосибирске, Самаре, Ростове-на-Дону и Челябинске.
Банк сочетает в себе западные стандарты ведения банковского дела и современные российские реалии, то есть соответствует всем требованиям, которые предъявляют как российские, так и иностранные компании к своему финансовому партнеру.
ЗАО «ДжиИ Мани Банк» входит в государственную систему страхования вкладов с 21.03.2005 года. Банк соответствует всем требованиям Банка России, предъявляемым к участникам системы страхования вкладов.
GE Money Bank – Ключевые финансовые показатели за 2007 год:
Доход: 4,3 миллиарда долларов США.
Активы: 211 миллиардов долларов США.
Рост доходов: по сравнению с предыдущим десятилетием увеличение доходов компании измеряется двузначным числом.
Кредитная организация, имеющая самое обширное в мире сотрудничество с предприятиями розничной сети: 300 000 точек продаж.
Единственная в мире независимая компания по автокредитованию: 80 000 точек продаж.
Быстроразвивающееся направление индивидуальных ссуд: 3 100 точек продаж.
Набирающий оборот мировой оператор ипотечного кредитования: 59 миллиардов долларов за первые 5 лет.
Приблизительно 130 миллионов клиентов по всему миру.
Более 60 000 сотрудников.
Обширная география – примерно 75% чистой прибыли подразделения GE Money зарабатывают за пределами США.
По состоянию на 1 января 2009 года собственный капитал банка составляет 4 407 730 000 рублей. 100% владелец уставного капитала банка компания General Electric Consumer Finance.
В ходе преддипломной практики всесторонне изучалась деятельность банка, особенности организации кредитного процесса, депозитных операций, валютные операции банка. Кроме того, была проведена работа по изучению особенностей его бизнеса, проанализированы доходы и расходы банка, его прибыль. Особое внимание было уделено изучению работы системы управления рисками банка. Поскольку в современных условиях нестабильной финансовой ситуации каждая кредитная организация испытывает определенные финансовые трудности, особое внимание следует уделять потенциальным процентным рискам для минимизации возможных потерь.
В заключение можно отметить, что ЗАО «ДжиИ Мани Банк» – это динамично развивающийся банк с амбициозными планами. Он не относится к числу крупнейших отечественных банков, однако, ставит серьёзные задачи по развитию.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Гражданский кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс]: офиц. текст: по состоянию на 26 января 2007 г. - Электрон.дан. – Программа информационной поддержки Российской науки и образования: ГАРАНТ: Высшая школа/справочные правовые системы. – 2008. – Режим доступа: http://www.garant.ru/.
Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс]: офиц. текст: по состоянию на 30 декабря 2006 г. – Электрон.дан. – Программа информационной поддержки Российской науки и образования: ГАРАНТ: Высшая школа/справочные правовые системы. – 2008. – Режим доступа: http://www.garant.ru/.
Об акционерных обществах федеральный закон Российской Федерации [Электронный ресурс]:офиц. текст: по состоянию на 24 июля 2007 г. – Электрон.дан. – Программа информационной поддержки Российской науки и образования: ГАРАНТ: Высшая школа/справочные правовые системы. – 2008. – Режим доступа: http://www.garant.ru/.
О рынке ценных бумаг [Текст]: [федер. закон: принят Гос. Думой 22 апреля 1996 г.:по состоянию на 30 декабря 2006 г.] – Электрон.дан. – Программа информационной поддержки Российской науки и образования: ГАРАНТ: Высшая школа/справочные правовые системы. – 2008. – Режим доступа: http://www.garant.ru/.
О внесении изменения в статью 3 Закона Российской Федерации "О минимальном размере оплаты труда"[Электронный ресурс]: офиц. текст: по состоянию на 22 декабря 2005 г. – Электрон.дан. – Программа информационной поддержки Российской науки и образования: ГАРАНТ: Высшая школа/справочные правовые системы. – 2008. – Режим доступа: http://www.garant.ru/.
Федеральный закон от 25.01.1995 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р 515.11-2001 Печати с воспроизведением государственного герба РФ: форма, размеры и технические требования (с изменением №1 от 25.12.2002 №505-ст).
Авдеев В.В. Управление персоналом: технология формирования команды: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 890 с.
Андреева В.И. Делопроизводство: Практ.пособие.-М.:Интел-Синтез, 2003. – 560 с.
Анодина Н.Н. Документооборот в организации. Практическое пособие. – М.: Омега-Л, 2007 – 560 с.
Басаков М.И. Делопроизводство. - М.: Дашков и К, 2005 – 455 с.
Бескровная Н., Герчиков В. Управление персоналом в российском малом бизнесе // ЭКО. - 2006. -№ 9. -с. 10.
Вялова Л.М., Быкова Т.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2005 – 455 с.
Грачев М.В. Суперкадры: управление персоналом и международные корпорации.  М.: Дело, 2004. – 388 с.
Дегтярев В.А. Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия//Главбух.– 2005. -№ 24.–С.50-55.
Демин Ю.М. Деловая переписка. - М.: Бератор-Пресс, 2003. – 211 с.
Документооборот в организации: Правовое регулирование.Практическое руководство. / Под ред. Фадеева Ю.Л. – М.: Эксмо, 2007 – 190 с.
Егоршин А.П. Организация работы с персоналом// Управление персоналом. – 2005. - №1. - с. 8-14.
Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство. Документооборот и нормативная база. – М.: Омега-Л, 2007 – 560 с.
Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2004.-304 с
Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Формирование системы управления.  М.: ГАУ, 2004. – 403 с
Кирсанова М.В. Деловая переписка: Учеб. пособие/М.В. Кирсанова, Н.Н. Анодина, Ю.М. Аксенов. – 2-е изд. – М.: Инфра-М, 2003.
Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие.– М.: Инфра-М, 2007. – 422 с.
Лабунский Л.В. О развитии персонала // Управление персоналом. — 2006. — № 7. – С. 14- 16
Ладанов И. Д. Практический менеджмент. Часть. 2.: Управление персоналом / под ред. Сергеюка П.И. – М.: «Ника», 2003. – 560 с.
Маслов Е.В. Управление персоналом организации: Учеб пособие. – М.: Новосибирск: Инфра - М, 2004. – 453 с
Маусов Н. Менеджмент персонала - ключевое звено внутрифирменного управления // Проблемы теории и практики управления. - 2006. -№ 6. -с. 108.
Методика выявления отношения подчиненных к руководителю// Управление персоналом. – 2005. - №2. - с.46 - 49.
Некрасов В.И., Волков А.Я. Персонал - развитие, квалификация, оценка, стратегия. – Ижевск, 2005. – 500 с.
Основы управления персоналом: Учебник для вузов / под ред. Б.М. Генкина. – М.: Высшая школа, 2004. - 544 с.
Саруханов Э., Сотникова С. Маркетинг персонала на предприятии // Проблемы теории и практики управления. - 2005. -№ 1. - с. 88.
Ситников А.Д. Управление персоналом организации. Учебник для ВУЗов. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 544 с.
Скопылатов И.А., Ефремов О.Ю. Управление персоналом. – СПб.: Изд-во Смольного ун-та, 2005. – 645 с.
Стаханов Е. Современная система управления документами.//Документооборот. – 2007. -№ 6. –С. 34-37.
Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. - М.: Приор, 2004 – 321 с.
Травин В. Основы кадрового менеджмента. Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2006 – 307 с.
Управление организацией./Под ред. А.Г.Поршнева и др. - М.: ИНФРА-М, 2004. – 489 с.
Управление персоналом организации: Учебник для вузов/ Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: Инфра- М, 2004. – 655 с
Управление персоналом: Учебник для Вузов/ Е.А. Аксенова, Т.Ю. Базаров, Б.Л. Еремина. – М.: Банки и биржи, 2005. – 322 с.
Цыпкин Ю.А. Управление персоналом: Учеб. для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. – 390 с.
Шекшня С. В. Управление персоналом современной организации: Учебно-практическое пособие. - М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2004. - 304 с.
Шилкина В.Е. Инструменты управления персоналом. Аспекты кадрового документооборота. – М.: Бератор Паблишинг, 2007 – 321 с.
Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам. Изд. 2-е Изм. и доп. - М.: НОРМА, 2007-560 с.
Экономика труда и социально-трудовые отношения. / Под ред. Г.Г. Меликьяна и Р.П. Колосовой. – М.: Академия, 2006 – 420 с.
Янковская В.Ф. Документооборот организации. //Секретарь-референт. - 2005. -№ 7. - с. 28.
Янковская В.Ф. Нормативная база работы с конфиденциальными документами // Секретарь-референт. - 2008. -№ 4. - с. 45.