Введение


Всякое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту и вынуждает человека создавать документ.
Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В ст. 5 Закона об информации указано, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.
Документы подразделяются на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальные (служебные) документы призваны осуществлять необходимую помощь при выполнении управленческих функций разного уровня.
Прежде всего, следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документов отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Данная тема сегодня является очень актуальной, т.к. умение оформлять документы становится требованием, необходимым не только для специалистов документационного обеспечения, но и общей культуры современного специалиста.
Объект работы - служебная документация. Предмет работы - оформление служебной документации.
Цель данной работы - рассмотреть основные требования к оформлению служебных документов.
Задачи работы:
дать определение «документа»;
описать основные системы документации;
охарактеризовать требования к оформлению основных организационно-распорядительных документов;
перечислить реквизиты, установленные ГОСТ Р 6.30-2003;
привести примеры оформления отдельных организационно-распорядительных документов.
В работе рассматривается оформление информационно-справочных, организационно-правовых, распорядительных документов и приводятся примеры оформления (в третьей части работы) отдельных документов.
Работа написана методом анализа и литературы по данной теме с использованием периодических изданий, правовых актов по данной теме.

Акт - официальный документ, составленный, несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акты инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожение документов, акты аварий и т. д.).
Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения, если их составление предписано распорядительным документом).
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к Компетенции которого относится содержание акта.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части указываются основания для составления акта; состав комиссии; лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствующие при работе комиссии.
В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, сущность и характер проделанной работы; фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст акта может делиться на пункты и подпункты, может содержать таблицы, диаграммы, графики.
Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа. При наличии приложений отметка о них указывается после текста.
В конце текста (перед отметкой о приложении) указывается, если необходимо, количество экземпляров акта в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены..
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию.
Внутренние справки составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации; внутренние – на стандартном листе бумаги.
Письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т. п., объем переписки даже в небольшой организации весьма велик.
Очень важно, чтобы текст служебного письма не допускал неоднозначных толкований. Ввиду правовой зависимости служебных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.
Служебные письма оформляются на бланках формата А4 или А5.
Формуляр-образец письма состоит из реквизитов: адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения (при необходимости); подпись; отметка об исполнителе.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.
Телеграмма (телетайпограмма) - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.
Телекс - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи — по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах.
Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации - точек и запятых, и различных шрифтов.
Обязательными реквизитами телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Телекс отличается от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором приводится информация об адресате и отправителе и указывается время передачи сообщения.
Факсограмма (телефакс, факс) - это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой - в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера и содержат не более 50 слов, составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. При передаче нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Электронное сообщение - это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).
Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Таким образом, организационно-распорядительная документация играет важнейшую роль в деятельности любого предприятия (организации).
Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, к которым относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. К ним относятся приказы, указания, распоряжения, решения, постановления.
Справочно-информационные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они включают большую группу документов: акты, протоколы, справки, письма, служебные и другие записки, телеграммы и другие.
Каждый вид документа имеет особенности своего составления и требования, предъявляемые к нему, свой состав реквизитов.
III. Практическое оформление отдельных документов

Для большей наглядности работы и закрепления практических навыков, в данной работе приводятся образцы оформления Положения об отделе, приказа, протокола, акта, письма фирмы «АРГО ТУР».




ООО «АРГО ТУР» УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «АРГО УР»
Положение об Отделе _________И.Т. Канев
Маркетинга и рекламы 30.12.2007 г.
28.12.2007 №4
г. Мурманск
.









ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе маркетинга и рекламы

Заключение

Таким образом, документы подразделяются на официальные и документы личного происхождения.
Официальные (служебные) документы призваны осуществлять необходимую помощь при выполнении управленческих функций разного уровня.
Официальные (служебные) документы подразделяются на различные системы. Особое значение придается организационно-распорядительной документации, основными составляющими которой являются организационно-правовая документация, распорядительная документация и информационно-справочная документация.
К оформлению и составлению организационно-распорядительной документации предъявляются строгие требования, закрепленные в ГОСТ Р 6.30-2003.
Организационно-распорядительная документация играет важнейшую роль в деятельности любого предприятия (организации).
Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Справочно-информационные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.
Каждый вид документа имеет особенности своего составления и требования, предъявляемые к нему, свой состав реквизитов, что доказывает третья глава работы.

Список литературы

1. Нормативно-правовые и другие официальные документы

ГОСТ Р 6-30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01.-М: Госстандарт, 2003.-23 с.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98.-Введ. 1999-01-01.-М.: Изд-во стандартов, 1998.-15 с.
Об информации, информатизации и защите информации: Фед. Закон РФ от 20 февр. 1995 № 24-ФЗ // Библиотека и закон.-2001.-№ 2.-С.5-10.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД): Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299.-М., 1995.


Спецлитература

Анодина, Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина.-М.: ОМЕГА-Л, 2006.-172 с.
Басаков, М.И. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003.-3 изд.. перераб. и доп. / М.И. Басаков -М.: Дашков и Ко, 2004.-235 с.
Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо / М.И. Басаков.-4-е изд.-Ростов-на-Дону: Феникс, 2005.-224 с.
Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов.-4 изд., перераб и доп.-М.:ИНФРА-М, 2002.-296 с.
Кузнецова, Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова.-М.:Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.-288 с.
Организация работы с документами / Под ред. Проф. В.А. Кудряева.-М.: ИНФРА-М, 2003.-592 с.
Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство / А.В. Пшенко.-М.:ФОРУМ-ИНФРА-М, 2002.-256 с.
Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. - М.: ФОРУМ-ИНФРА-М, 2005.-176 с.

Периодическая печать

Додонова, М.И., Ефименко, Е.А. Учебно-методические разработки по составлению и оформлению протокола / М.И. Додонова, Е.А. Ефименко // Секретарское дело.-2004.-№ 1.-С.55/58.
Пшенко, А.В. Особенности оформления наиболее распространенных видов документов / А.В. Пшенко // Секретарское дело.-2003.-№ 4.-С.9/11.
Янковая, В.Ф. Информационно-справочные документы / В.Ф. Янковая // Секретарское дело.-2003.-№ 1.-С.6/9.