Введение
В России, несмотря на большие затраты, связанные с внедрением информационной системы, владельцы крупных и средних предприятий понимают необходимость и огромную важность перехода на новый уровень управления предприятием или производством. Не взирая на множество неудачных попыток внедрения информационных систем, многие компании по всему миру серьезно задумываются о создании комплексной системы для улучшения своей деятельности. Это вполне оправдано, так как при разумном профессиональном подходе к внедрению информационной системы, можно создать инструмент для более эффективного управления бизнесом.
Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.
Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную систему, включающую функции планирования, управления и анализа. Что может дать внедрение информационной системы:
снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),
повышение скорости товарооборота,
сокращение излишков товарных запасов до минимума,
увеличение и усложнение ассортимента продукции,
улучшение качества продукции,
выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков.
Самое трудное – построить единую систему, которая будет отвечать запросам сотрудников всех подразделений. Каждый из подразделений может иметь собственное программное обеспечение, оптимизированное под свои особенности работы. Информационная система может скомбинировать их всех в рамках одной интегрированной программы, которая работает с единой базой данных, так, что все департаменты могут легче обмениваться информацией и общаться друг с другом. Такой интегрированный подход обещает обернуться очень большой отдачей, если компании смогут корректно установить систему.
В результате прохождения преддипломной практики было рассмотрено предприятие ЗАО «Сплайн-Центр». Целью данной работы будет автоматизация продаж с помощью какого-либо программного продукта.

Рис.2. Организационная структура отдела продаж ЗАО «Сплайн-Центр»
Описать данную структуру можно следующим образом:
Менеджеры по продажам занимаются поиском клиентов, послепродажным обслуживанием. В случае разработки новых программных продуктов предлагают их потенциальным покупателям.
Менеджеры по оформлению занимаются оформлением заявок от клиентов, консультацией в области платежей и т. д.
Менеджеры саll-центров занимаются послепродажным обслуживанием, проводят маркетинговые исследования по приобретенным продуктам и т. д.
Ведущий менеджер отслеживает всю работу отдела продаж, а также занимается обслуживанием vip-клиентов компании.

1.2.Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации учета продаж ЗАО «Сплайн-Центр»
1.2.1.Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов
Отдел продаж осуществляет финансовое планирование и анализ финансовой деятельности, а также учет продаж. В состав управления входят бухгалтерия и непосредственно сам отдел продаж в лице специалистов по оформлению.
К основным задачам учета продаж относятся:
Разработка и представление на согласование в установленные сроки плана фирмы (месяц, квартал, год).
Внесение предложений по источникам финансирования деятельности фирмы.
Доведение до структурных подразделений утвержденных показателей плана.
Учет продаж.
Контроль исполнения плана.
Подготовка в установленные сроки отчета об исполнении плана.
Система автоматизации продаж ЗАО «Сплайн-Центр» позволит решить следующие задачи:
Масштабирование бизнеса — по обороту и территории;
Сохранение контроля и управляемости при росте масштабов бизнеса;
Неограниченное расширение номенклатуры предоставляемых услуг;
Быстрое расширение спектра предложений и услуг для клиентов;
Взаимодействие между различными подразделениями (офисами) в режиме он-лайн;
Быстрое получение актуальной консолидированной отчетности по всему предприятию и аналитической отчетности по конкретным подразделениям торговой сети.
Взаимодействие между ЗАО «Сплайн-Центр» и заказчиком.
Процесс взаимодействия консультантов и представителей фирмы-заказчика включает шесть этапов:
-первоначальный контракт,
-формулирование основ взаимодействия;
-идентификация исследуемой проблемы и диагностический анализ,
-установление целей и планирование мероприятий,
-реализация мероприятий и учет воздействий по каналу обратной связи,
-оценка результатов взаимодействия.

1.2.2.Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Входящая информация поступает от:
клиента – заказ;
менеджеров по продаже – данные о требующихся документов;
нормативы по формированию документации;
Исходящая информация подготавливается для:
бухгалтера – утверждение документации;
ИТ-отдела - о требованиях клиента.
Основными факторами эффективности решения комплекса задач являются:
Увеличение скорости прохождения заявки на платеж;
Сокращение числа возвратов заявок в подразделения;
Сокращение числа неправильного оформления платежных документов;
Создание автоматизированной базы клиентов
Автоматизация процесса составления документации
Оформление продажи начинается с исполнения заявок на осуществление платежа (далее – заявок на платеж).
Заявки на платеж по показателям представляются в отдел продаж.
Заявка на платеж должна содержать сведения о наименовании, начальнике и ответственном сотруднике подразделения-заявителя платежа, дату составления заявки, подпись начальника подразделения, акцепт генерального директора.
В соответствующие поля заявки на осуществления платежа должны быть внесены сведения о получателе, сумме и назначении платежа, подтверждающих документах.
К заявке на осуществление платежа должны быть приложены подтверждающие документы:
копия договора с получателем платежа – если такой договор в соответствии с внутренними документами Общества должен быть заключен и заявка по этому договору подается впервые;
счет на оплату – если производится авансовый платеж по договору, либо заключение договора в соответствии с внутренними документами фирмы необязательно;
копия счета-фактуры – если производится окончательный расчет по договору и получатель платежа является плательщиком НДС;
копия отгрузочного документа – если производится окончательный расчет по договору и получатель платежа не является плательщиком НДС;
если в соответствии с договором получателю платежа был выдан аванс, то при осуществлении окончательного расчета должны быть представлены подтверждающие документы на сумму платежа и ранее выданного аванса.
Оформленная заявка на платеж передается в бухгалтерию специалисту группы финансового планирования, который проверяет правильность оформления заявки, заполняет поля «Статья бюджета» и «Срок платежа» и регистрирует ее в электронном журнале регистрации заявок на осуществление платежа.
В целях контроля исполнения показателей специалист по оформлению ежедневно вносит суммы поступивших заявок на платеж в сводный журнал заявок на исполнение.
Ответственность за ошибки, допущенные в сведениях о получателе, возлагается на подразделение – заявителя платежа. В случае обнаружения указанных ошибок специалист по оформлению возвращает заявку на доработку.
Срок осуществления платежа по заявке определяется условиями договора, а в случае отсутствия договора – обычаями делового оборота. Заявка на платеж должна быть представлена в бухгалтерию не позднее, чем за 1 рабочий день до наступления срока платежа.
В соответствии со сроками платежа по поступившим заявкам главный бухгалтер ежедневно формирует реестр платежей.
Согласованный реестр платежей и заявки к нему передается специалисту по оформлению для подготовки и отправки в банк платежных поручений.
После проведения платежа по заявке специалист по оформлению вносит в нее сведения о платеже. Копия исполненной заявки за подписью бухгалтера не позднее 1 рабочего дня с момента платежа передается подразделению – заявителю платежа.
Процесс формирования заявки на платеж состоит из следующих этапов:
Подготовка заявки на платеж соответствующим подразделением
Проверка заявки на наличие и корректность всех необходимых сведений

Заключение

В данной работе рассмотрена автоматизация продаж в условиях ЗАО «Сплайн - Центр» при помощи внедрения программы CRMSoft. Внедрение системы позволяет достичь:
устранение несовершенств процесса продаж;
сокращение времени составления документов;
сокращение числа ошибок при заполнении документации;
увеличение скорости процесса;
создание специализированных приложений.

Список литературы

Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. Г.А. Титоренко. - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1999.
Вендров A.M. CASE-технологии: Современные методы и средства проектирования информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 1998.
ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.
Маклаков СВ. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. - М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2001.
Ойхман Е.Г., Попов Э В. Реинжиниринг бизнеса: Реинжиниринг организаций и информационные технологии. - М.: ФИНАНСЫ И СТАТИСТИКА, 1997. - 332С.
Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2001.
Устинова Г.М. Информационные системы менеджмента. Основные аналитические технологии в поддержку принятия решений. – СПб.: Изд-во ДиаСофтЮП, 2000. – 368с.